費(fèi)用報(bào)銷是每個(gè)公司都必須涉及的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng),是財(cái)務(wù)工作的重頭戲。費(fèi)用報(bào)銷涉及的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)有:發(fā)票合規(guī)性(發(fā)票真實(shí)性、發(fā)票填寫)、涉稅風(fēng)險(xiǎn)(增值稅、所得稅、附加稅等。)、簽字手續(xù)(審批流程)和預(yù)算金額(是預(yù)算內(nèi)還是預(yù)算外,是不是超預(yù)算)。
第一,領(lǐng)導(dǎo)力的重要性
(一)費(fèi)用報(bào)銷是一項(xiàng)未被重視的重要工作。
一方面,費(fèi)用報(bào)銷是一項(xiàng)重要的工作,是日常會(huì)計(jì)處理的重中之重。費(fèi)用報(bào)銷做得不好,會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作質(zhì)量肯定差強(qiáng)人意。
另一方面,費(fèi)用報(bào)銷沒有得到應(yīng)有的重視。有的領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為費(fèi)用報(bào)銷是基于《費(fèi)用報(bào)銷管理辦法》的操作,比較規(guī)范,不會(huì)出大問題;其次,費(fèi)用報(bào)銷是一項(xiàng)重復(fù)性很強(qiáng)的工作;第三,領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為費(fèi)用報(bào)銷是一件很簡(jiǎn)單的工作,難度不大。在一些私企,領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為會(huì)計(jì)簡(jiǎn)單,導(dǎo)致財(cái)務(wù)人員難以開展工作。
(B)費(fèi)用報(bào)銷是一面鏡子。
費(fèi)用報(bào)銷如同公司的一面鏡子,可以反映公司的財(cái)務(wù)管理水平和財(cái)務(wù)管理的以下幾個(gè)方面:
1.簽字流程:內(nèi)控層面(簽字流程設(shè)置是否科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn));2.授權(quán)金額:授權(quán)意識(shí)(總經(jīng)理簽多少,部門經(jīng)理簽多少等。);3.發(fā)票審核及費(fèi)用歸屬:稅控風(fēng)險(xiǎn)(發(fā)票真實(shí)性,費(fèi)用歸屬涉及所得稅);4.公款私用、腐敗浪費(fèi):廉政程度;5.成本趨勢(shì):運(yùn)營(yíng)效率(成本波動(dòng)的趨勢(shì)反映了企業(yè)運(yùn)營(yíng)的效率,如廣告費(fèi)的增加反映了公司拓展市場(chǎng)的動(dòng)作,研發(fā)的增加;支出表明公司增加了研發(fā)費(fèi)用。d投資);(3)報(bào)銷給會(huì)計(jì)核算帶來困難的費(fèi)用
公司可能會(huì)報(bào)銷以下一些與經(jīng)營(yíng)無關(guān)的費(fèi)用,會(huì)給公司帶來相應(yīng)的稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn),財(cái)務(wù)人員處理費(fèi)用的難度會(huì)更大。
(D)關(guān)于費(fèi)用報(bào)銷的常見問題
在費(fèi)用報(bào)銷過程中,財(cái)務(wù)人員可能存在與業(yè)務(wù)人員溝通不暢等問題。事實(shí)上,風(fēng)險(xiǎn)往往存在于日常會(huì)計(jì)分錄中。
(五)如何解決常見問題
1.不要因?yàn)榘l(fā)票和業(yè)務(wù)發(fā)生矛盾。沒有發(fā)票怎么辦?
案例一:借款后,部分業(yè)務(wù)人員用發(fā)票拖延還款。一問,要么是活動(dòng)舉辦沒有發(fā)票,要么是傭金給了客戶沒有發(fā)票。如果財(cái)務(wù)部強(qiáng)調(diào)要發(fā)票,他會(huì)跳起來說發(fā)票業(yè)務(wù)不能做。
作為財(cái)務(wù)人員,不要被對(duì)方的氣勢(shì)嚇倒。這些問題沒什么特別的。每個(gè)公司都會(huì)遇到他們。它們是普遍性的問題。只要老板想規(guī)范,就會(huì)有辦法給他們施壓。
2.潛在稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)
案例二:高管的“發(fā)票腐敗”:某公司女老板被曝“發(fā)票腐敗”,她自己也說是被陷害的。這個(gè)解釋誰信?發(fā)票很棘手:辦公用品、伙食、餐費(fèi)、服務(wù)費(fèi)、培訓(xùn)費(fèi)、會(huì)議費(fèi)。財(cái)務(wù)人員不僅要看發(fā)票,還需要補(bǔ)充:合同(培訓(xùn)合同、會(huì)議合同等。)、收據(jù)(對(duì)應(yīng)清單)和水費(fèi)單(無論每一項(xiàng)是否真實(shí))。案例三:副總報(bào)銷是誰批準(zhǔn)的?某集團(tuán)副總裁報(bào)銷妻子美容美發(fā)費(fèi)用10萬元,被舉報(bào)、栽贓、開除黨籍、移送司法機(jī)關(guān)。問題:副總的費(fèi)用報(bào)銷單如何通過審批?總會(huì)計(jì)師和總經(jīng)理簽字了嗎?副總經(jīng)理的費(fèi)用不需要股東大會(huì)和總經(jīng)理簽字:內(nèi)控太差。
永遠(yuǎn)和總經(jīng)理簽:內(nèi)控執(zhí)行差,流于形式。
二,內(nèi)部控制成本建設(shè)及經(jīng)典案例
(一)費(fèi)用報(bào)銷流程
1.誰需要簽字和批準(zhǔn)
(2)高管報(bào)銷費(fèi)用如何審批案例四:某集團(tuán)公司財(cái)務(wù)部列出每位高管的費(fèi)用,按高低排序,并由全體員工公示。你想想,哪個(gè)高管愿意每個(gè)月“登頂”,不報(bào)銷可以不報(bào)銷。高管報(bào)銷費(fèi)用只需財(cái)務(wù)總監(jiān)和總經(jīng)理批準(zhǔn)即可。只要不是太出格,CEO和CFO都會(huì)簽。高管的職務(wù)消費(fèi)相當(dāng)于沒有監(jiān)控。
(2)如何監(jiān)控高管的職務(wù)消費(fèi),重點(diǎn)是招待費(fèi)、會(huì)議費(fèi)、培訓(xùn)費(fèi)、差旅費(fèi)、辦公用品;明確高管以下屬名義報(bào)銷的費(fèi)用;高管費(fèi)用報(bào)銷最好公示,全員監(jiān)督;這里的“故事”更精彩的是高管在分子公司兼職,延伸到分子公司。
案例五:華為如何監(jiān)控任報(bào)銷?任先生去日本出差,在報(bào)銷差旅費(fèi)的時(shí)候,把住酒時(shí)的洗衣費(fèi)也算進(jìn)去了。華為的差旅費(fèi)報(bào)銷制度不允許員工報(bào)銷此類費(fèi)用。內(nèi)審發(fā)現(xiàn)這種報(bào)銷不當(dāng)?shù)那闆r,就寫進(jìn)了意見。結(jié)語:任校長(zhǎng)為此作了自我批評(píng)。
內(nèi)控自信,敢于監(jiān)控公司高層。(三)審批人失職怎么辦?案例六:華為高管余某因在費(fèi)用報(bào)銷審核中不認(rèn)真履行職責(zé),決定停止其簽署費(fèi)用報(bào)銷的權(quán)力三年。結(jié)果:我承擔(dān)連帶賠償責(zé)任;三年內(nèi)需要恢復(fù)簽權(quán)的,個(gè)人必須在停止簽權(quán)前三年聘請(qǐng)外部實(shí)施簽權(quán)行為;舉報(bào)中發(fā)現(xiàn)的違規(guī)金額和費(fèi)用由本人承擔(dān)后,才能恢復(fù)費(fèi)用報(bào)銷的財(cái)務(wù)權(quán)限。
(四)成本控制的三個(gè)原則
財(cái)務(wù)人員總想為公司省錢,嚴(yán)格控制公司報(bào)銷的每一筆錢,會(huì)給財(cái)務(wù)部門造成不好的印象。財(cái)務(wù)人員要考慮以下幾個(gè)方面。1.成本控制不應(yīng)該因?yàn)榻档统杀径绊憳I(yè)務(wù)拓展。第一,專注于不輸出的方向。2.只控不壓標(biāo)準(zhǔn)、定額、預(yù)算的制定,費(fèi)用報(bào)銷的標(biāo)準(zhǔn)化審批,框大數(shù)字,不計(jì)較單筆報(bào)銷。3.前端優(yōu)于后端。提前控制項(xiàng)目比控制發(fā)票更好。