員工費用報銷流程和方法
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一、報銷規(guī)定:
1.任何類型的申請和支出,包括項目和設(shè)備申請,旅行支出,票價和其他支出,必須在事件得到書面批準之前根據(jù)“預算和支出審查授權(quán)”進行授權(quán)。
2.報銷人員必須獲得完整,真實和合法的原始文件(發(fā)票單位的名稱必須正確(合富生化/合一信息/?瞪铮贏4報銷時將其整齊地粘貼。紙張大小的粘性存款單必須以類似的性質(zhì)粘合在一起。根據(jù)原始證書的交易時間,詳細填寫“請購單”和“費用和差旅費報銷申請表”,并編號以供參考。付款通常通過支票,轉(zhuǎn)賬和匯款到員工帳戶進行。只有經(jīng)過授權(quán)人員的批準并經(jīng)財務部門審查后才能付款。
3.報銷基于“周”,并附有相關(guān)的憑單。數(shù)周內(nèi)不得將優(yōu)惠券粘貼在一起,否則財務部將處理退款。當月發(fā)生的費用應盡可能在當月償還,并且不得超過最遲發(fā)生當月的下個月。如果逾期未交,必須經(jīng)總經(jīng)理書面批準,否則財務部將不獲報銷。
4.對于報銷中的填寫或計算錯誤,公司采用僅減去而不加的方法。對于小額和總筆數(shù),將從總報銷額中扣除20%;對于總誤差,將扣除零件差異的50%。
5.簽名規(guī)則:
①所有員工均在任何憑證上簽字,以表明他們完全同意憑證中包含的項目和金額,并已履行了誠實或仔細審查的聲明。
②所有簽名應同時注明日期。如果不注明日期,則在發(fā)生爭議時,未簽署日期的員工將受到最不利的結(jié)果。
6.財務審查的結(jié)果應根據(jù)情況處理如下:
①退回銷售訂單(指定退貨原因)。
②刪除部分不合格,不合理或不完整的款項并付款(有刪除原因)。
③請報銷人員補充說明或補充必要的文件。
④交出收銀員的付款(匯款)。
7.每周向員工匯款一次,每月的最后一個星期五不匯款。
8.在每周報告員工的報銷后,差異表將通過電子郵件發(fā)送給部門主管,秘書或助理。如果員工有任何疑問,請咨詢部門秘書或助理。
9.在報銷流程之前,如果所有文檔尚未準備就緒,則必須先完成相關(guān)程序,然后才能進入報銷流程。
二、報銷流程:
預批準和報銷表格的流程如下:
實物報銷:報銷條件為發(fā)票,承兌(倉儲)訂單和原始采購訂單。這三個都是必不可少的。在特殊情況下,將用支票領(lǐng)取采購訂單。請先填寫“公共協(xié)商貸款表”,待批準后輸入,之后將簽發(fā)支票,支票收據(jù)的存根,發(fā)票和驗收單將在三天內(nèi)退還。
①商務旅行:“商務旅行(預算)申請表”→“費用和差旅費用報銷申請表”和“運輸費用報銷表”(隨附批準的“商務旅行(預算)申請表”);附有“行動周報和時間分配表”。
②通訊費用:“商務旅行(預算)申請表(通訊欄)”→“報銷申請表”或“費用和差旅費用申請表”(附在已批準的“商務旅行預算申請表(通訊欄)”) )。
③票價:“合符汽車申請表”→“費用和旅費報銷申請表”和“交通費用報銷表”(出租車費,已批準用于“出租車申請”的“合福車”附件)。
④驗收文件:對于公司自已的商品采購和驗收,請?zhí)顚憽稗k公用品驗收單”,檢查并接受生產(chǎn)和業(yè)務使用的庫存,并在IQC驗證后填寫“倉庫清單”
⑤“采購訂單”(如果有貸款,應附有“公共談判貸款表格”)或“費用和差旅費用報銷申請表”(如果有貸款,應附上)一份“公共談判貸款表”;如果有相關(guān)支出,則應隨附“商務旅行(預算)申請表”)-部門主管-財務審查-財務總監(jiān)-總經(jīng)理批準-出納報銷。
三、運輸費用標準和方式說明:
標準
①出差或培訓的員工應以最經(jīng)濟有效的方式到達目的地。員工出差的規(guī)定基于旅行時間限制:硬座或教練少于6小時;硬臥6至8小時; 8到16個小時可以睡個軟臥;超過16個小時可以坐飛機。員工超出標準并申請?zhí)貏e批準乘飛機的,公司可以按照上述標準報銷上路費用,最高不超過200元/次。






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