對(duì)于初學(xué)者來(lái)說(shuō),會(huì)計(jì)分錄的編制要循序漸進(jìn),遵循以下步驟。
第一,經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生后,該經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)所涉及的會(huì)計(jì)要素是資產(chǎn)和費(fèi)用,或負(fù)債、所有者權(quán)益、收入和利潤(rùn)。
第二,經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)是否導(dǎo)致這些因素增加或減少。
第三,明確應(yīng)該記入賬戶的方向,借方還是貸方。
第四,根據(jù)業(yè)務(wù)的性質(zhì)和特點(diǎn),確定合適的賬戶,借記或貸記。
第五,檢查會(huì)計(jì)分錄中待借、待貸科目是否正確,借貸金額是否相等,有無(wú)。
以銀行存款100萬(wàn)元的長(zhǎng)期借款還款為例。按照上面的步驟,這個(gè)業(yè)務(wù)涉及到資產(chǎn)和負(fù)債;資產(chǎn)減少,負(fù)債減少;貸記資產(chǎn)減少,借記債務(wù)減少;反映該項(xiàng)業(yè)務(wù)引起的資金增減變動(dòng)的科目為“銀行存款”和“長(zhǎng)期借款”。在此基礎(chǔ)上,編制以下會(huì)計(jì)分錄:
借:長(zhǎng)期貸款100萬(wàn)。
貸款:銀行存款1000000
會(huì)計(jì)分錄有兩種:簡(jiǎn)單會(huì)計(jì)分錄和復(fù)合會(huì)計(jì)分錄。
簡(jiǎn)單會(huì)計(jì)分錄是指一個(gè)賬戶的借方只對(duì)應(yīng)另一個(gè)賬戶的貸方的會(huì)計(jì)分錄,即一貸一貸的會(huì)計(jì)分錄。
復(fù)合會(huì)計(jì)分錄是指一個(gè)賬戶的借方對(duì)應(yīng)幾個(gè)貸方賬戶,或者一個(gè)賬戶的貸方對(duì)應(yīng)幾個(gè)貸方賬戶,或者幾個(gè)賬戶的借方對(duì)應(yīng)幾個(gè)賬戶的貸方的會(huì)計(jì)分錄,即借多貸、借多貸或借多貸的會(huì)計(jì)分錄。
有些復(fù)合會(huì)計(jì)分錄是為了簡(jiǎn)化手續(xù),將幾個(gè)簡(jiǎn)單的會(huì)計(jì)分錄合并而成;有些復(fù)合會(huì)計(jì)分錄可以反映一項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的整體情況。需要注意的是,為了保持賬戶之間的對(duì)應(yīng)關(guān)系清晰,一般不宜將不同類型的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)合并編制多借多貸的會(huì)計(jì)分錄。