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編制會計分錄的性質(zhì)

2023-03-02 12:32:05深圳會計培訓(xùn)

編制會計分錄是會計的日常工作。會計分錄編制正確與否,直接影響會計業(yè)務(wù)的真實情況,最終影響會計信息的質(zhì)量。在手工模式下,會計人員可以編制各種會計分錄,雖然有些不達標(biāo),但可以根據(jù)會計分錄入帳,根據(jù)期末各賬戶余額編制報表。在電算化模式下,會計分錄怎么記就怎么做,機器不會像手工模式那樣有順序性,所以會計分錄的質(zhì)量很大程度上影響報表的編制,尤其是損益類科目會計分錄的編制。但會計分錄應(yīng)根據(jù)科目屬性進行編制,以滿足編制報表的需要,符合會計制度和會計處理規(guī)范的規(guī)定。因此,在對一些重要業(yè)務(wù)進行會計分錄時,首先要設(shè)置所涉及科目的屬性,然后根據(jù)業(yè)務(wù)編制會計分錄。這里以費用和收入的業(yè)務(wù)處理為例,說明設(shè)置科目屬性對編制分錄和報表的影響。

電算化模式下會計分錄的編制方法大多與手工相同,但會計分錄的編制與手工模式有所不同,需要進行修改以適應(yīng)電算化的需要。如人事部李將差旅費返還800元,手工記賬。

借方:現(xiàn)金800

貸款:管理費-差旅費800。

手工模式下,期間的費用賬戶一般是借的多欄賬,平時發(fā)生的業(yè)務(wù)都登記到借款人名下,只有在月末出現(xiàn)貸方發(fā)生額時,明細(xì)賬仍以紅字從借款人轉(zhuǎn)出。對于上述業(yè)務(wù),人員會以紅色登記到“管理費用-差旅費”科目的借方(但分錄金額本身是藍色的),會導(dǎo)致賬證不符,但不影響會計報表的編制。但如果仍采用會計電算化方法,則直接登記到“管理費用-差旅費”科目的貸方,影響從“管理費用”科目提取報表,因為報表要取。如果在手工賬和電算化賬并行期間,手工賬仍將該筆交易記入“管理費用-差旅費”的借方,內(nèi)部賬將該筆交易記入“管理費用-差旅費”的貸方,這將導(dǎo)致“管理費用-差旅費”手工賬的借方和貸方金額與內(nèi)部賬不一致。因此,在電算化下對這類業(yè)務(wù)的處理仍然像手工一樣,會嚴(yán)重影響會計報表的編制和電算化的效率。為了不影響報表的編制,適應(yīng)會計電算化處理的特點,會計人員應(yīng)改變這類業(yè)務(wù)的處理方法,使上述問題不會發(fā)生。下面的例子將介紹幾種常見的處理方法:

一、紅字借貸法:

借方:管理費-差旅費800(紅色)

貸項:現(xiàn)金800(紅色)

這種方法旨在對通常的費用貸方金額使用借方紅字,與手工方法下使用紅字登記費用貸方金額的方向一致。這種編制雖然滿足了報表中費用提取的要求,但不能反映“現(xiàn)金”賬戶的真實業(yè)務(wù)情況,而且這種做法的前提是公司采用的憑證格式是常用的憑證格式。如果把公司的憑證分為收款、付款、轉(zhuǎn)賬三類,這項業(yè)務(wù)本身就是收款業(yè)務(wù),但這張憑證上填的是付款業(yè)務(wù),令人費解。如果公司先做手工憑證,再按照電算化的要求輸入到機器中,手工編制還是按照正常的方式,按照上述第一種方法編制電算化憑證,會造成手工憑證與內(nèi)部憑證不一致。除此之外,實行電算化后,出納出于對貨幣資金的關(guān)注,仍然需要每天手工登記現(xiàn)金和銀行存款明細(xì)賬。是根據(jù)手工憑證用藍色登記借款人還是根據(jù)內(nèi)部憑證用紅色登記出借人?如果登記到藍色的借方,會導(dǎo)致現(xiàn)金手工賬和內(nèi)部賬不一致。如果用紅色登記到貸方,就意味著現(xiàn)金的減少,紅色就更難理解了。因此,在電算化模式下,這類憑證的編制方法仍存在一些不足。

第二,借方紅字法。

用紅色記下費用,用藍色記下現(xiàn)金增加,以便處理。

借:管理費用-差旅費800。

借方:現(xiàn)金800

這種方式雖然不符合手工模式的借貸法原理,但是可以過賬。在計算機化模式下,為了方便客戶的應(yīng)用要求,有些會計分錄可以只設(shè)置為借方或貸方。只要分錄金額不為零,所有分錄加起來為零,就可以保存過賬,違反了《借貸法》只借不貸的規(guī)定,也違反了財政部《會計核算基本功能規(guī)范》〔1994〕27號文件第十五條第四款的規(guī)定。即違反了憑證錄入過程中的如下提示功能:“如果正在錄入的憑證有借方科目無貸方科目,或者有貸方科目無借方科目,則應(yīng)提示并拒絕執(zhí)行”。

這種做法雖然解決了會計報表對費用的提取和現(xiàn)金的登記管理的要求,但在很大程度上不符合會計處理規(guī)范,因此這種做法也存在一些不足。

第三,過渡科目法。

上述兩種處理方法在一定程度上滿足了會計報表編制的要求,但會計處理方法存在缺陷和不規(guī)范之處。為適應(yīng)會計報表編制的需要,符合會計處理規(guī)范的要求,采用以下方法進行處理。過渡科目可以隨意設(shè)置,但必須月底結(jié)算,具體對待。

借方:現(xiàn)金800。

貸:過渡賬戶800

借款:管理費用-差旅費800。

貸方:過渡賬戶800(紅色)

雖然這個流程可以滿足報表的編制和賬務(wù)處理規(guī)范的要求,但是如果每個月都有很多這樣的業(yè)務(wù),那么每筆業(yè)務(wù)都需要做兩遍,非常麻煩。

以上三種處理方式雖然解決了報表編制的問題,但是也帶來了一些其他的問題。第一種方法不能反映“現(xiàn)金”賬戶業(yè)務(wù)的真實情況。雖然余額一致,但內(nèi)部賬戶并不能以貸款金額反映其收支情況。第二種方法不符合借貸法原則;第三種方法需要參考過渡科目,無形中增加了工作量。平時要處理的很慎重,月底要檢查過渡科目是否平衡。如果所有損益科目都出現(xiàn)這種情況,那就麻煩了。

以上三種方法是費用賬戶特殊業(yè)務(wù)的處理方式。這里以收益賬戶為例進行說明。比如有一筆銷售退貨業(yè)務(wù),貨款10000元,稅金1700元,符合會計處理標(biāo)準(zhǔn)。

借:馬收入

一般來說,會計報表從收入中提取借方金額。如果計算機化錄入仍然這樣做,會給報告的檢索帶來困難。為了便于電算化報表的檢索,如果會計分錄采用上述三種方法,在編制報表時沒有問題,但也會引起其他問題。如果采用第一種方法,借方金額會出現(xiàn)在“銀行存款”中,從而導(dǎo)致第一個例子中的“現(xiàn)金”業(yè)務(wù)處理問題。無論采用上述哪種方法,都會出現(xiàn)“主營業(yè)務(wù)收入-產(chǎn)品A”和“應(yīng)交稅費-應(yīng)交增值稅-銷項稅額”的貸方發(fā)生額,違反了《企業(yè)會計制度(2001)》銷售退回業(yè)務(wù)的會計處理規(guī)定,規(guī)范的會計處理應(yīng)該是上述處理。

從上面兩個例子可以看出,報表中為了得到費用和收入賬戶的數(shù)據(jù),把平時發(fā)生的業(yè)務(wù)都記錄在一方,淹沒了一些業(yè)務(wù)的真實情況。純粹是為了編制報告,不能準(zhǔn)確記錄原始數(shù)據(jù)。如果按照會計制度,銷售回款時會計處理應(yīng)借記收入和稅金,那么可以根據(jù)月末或年末的借方發(fā)生額或累計借方發(fā)生額取得銷售回款,直接取得原始數(shù)據(jù)。出于電算化報表編制的目的,有些業(yè)務(wù)不規(guī)范,費用業(yè)務(wù)全部借記,收入業(yè)務(wù)全部貸記,導(dǎo)致本月費用的發(fā)生和減少,本月銷售的實現(xiàn)和回籠都混在一邊。如果要統(tǒng)計銷售回款和費用的減少,只需要查閱機內(nèi)憑證或者打印憑證就可以了。如果按年算的話,就沒意思了。以上處理方法要么是在會計處理準(zhǔn)則中,要么是在會計報表的編制中。這里有一個新的方法可以解決這個問題,就是通過設(shè)置費用或收益科目的性質(zhì)來控制會計分錄的編制,以滿足會計報表的編制。

目前有些賬戶提供了賬戶的欄目功能,設(shè)置欄目的科目只能是明細(xì)科目。欄目的特點和優(yōu)點是:欄目不記錄余額,只記錄金額,結(jié)轉(zhuǎn)時可以直接從上級結(jié)轉(zhuǎn),對于需要結(jié)轉(zhuǎn)的科目非常方便;通常,當(dāng)一項業(yè)務(wù)發(fā)生時,它必須從明細(xì)賬戶開始,明細(xì)賬戶可以借記或貸記,但不能從總賬開始。只有月末結(jié)轉(zhuǎn)可以和總賬反方向走。

以下科目可以設(shè)置為列:明細(xì)科目不需要計算余額,只需要計算發(fā)生額(包括本月發(fā)生額和本年累計發(fā)生額);(2)下級科目設(shè)置為列的科目可以直接從總賬結(jié)轉(zhuǎn),所以那些需要每月平衡的科目可以設(shè)置為列,比如損益科目。只有這樣,會計分錄才能按規(guī)范處理,才能反映業(yè)務(wù)的真實情況。

一般情況下,會計科目的性質(zhì)是普通科目,即如果該科目下有明細(xì)科目,平時必須將業(yè)務(wù)核算到最明細(xì),否則無法保存憑證,月末需要結(jié)賬的科目必須從各明細(xì)科目結(jié)轉(zhuǎn),每個明細(xì)科目必須結(jié)賬。管理費用來說管理費下面有很多明細(xì)賬戶,每個明細(xì)賬戶在月末結(jié)轉(zhuǎn)的時候一定要平衡。例如,在月末結(jié)轉(zhuǎn)時,必須做如下操作:

借方:本年利潤

貸款:間接費用-工資

-娛樂費用

-差旅費

-辦公費用

因為管理費用、營業(yè)費用、主營業(yè)務(wù)收入等科目下有很多明細(xì)科目,即使設(shè)置成每月自動結(jié)轉(zhuǎn),打印起來也會很麻煩,而且每筆分錄的憑證也很多。如果將管理費下的明細(xì)科目設(shè)置為借方欄,就可以解決所有的問題,比如上面差旅費返還的電算化會計分錄,可以手工使用。

借方:現(xiàn)金800

貸款:管理費-差旅費800。

結(jié)轉(zhuǎn)時

同一個月末結(jié)轉(zhuǎn),可以直接從借方總賬轉(zhuǎn)出借貸余額。

如果將損益科目的明細(xì)科目設(shè)置為列性質(zhì),就可以解決上述分錄編制的問題。會計報表檢索不必局限于一方,即借方或貸方。根據(jù)賬戶的屬性可以得到明細(xì)賬戶的借方或貸方余額,根據(jù)賬戶的借方發(fā)生額可以直接得到需要的數(shù)據(jù)。如“主營業(yè)務(wù)收入-某產(chǎn)品”的借方金額反映銷售退款金額,貸方金額是本月實現(xiàn)的銷售金額。由于月末結(jié)轉(zhuǎn)時借貸余額是從借方總賬轉(zhuǎn)出的,所以所有明細(xì)科目只用來登記借方或貸方發(fā)生額,不記錄結(jié)轉(zhuǎn)額和余額,所以可以根據(jù)需要直接調(diào)取各個明細(xì)科目的借方或貸方,這對于編制報表非常方便。在實際應(yīng)用中,可以根據(jù)管理需要,將損益科目或多欄式科目設(shè)置為一欄,如營業(yè)費用或應(yīng)付福利費等,可以解決上述編制報表的分錄處理問題。需要注意的是,當(dāng)賬戶設(shè)置為欄目時,通常發(fā)生的業(yè)務(wù)必須以最詳細(xì)的方式進行核算,因為該欄目必須與明細(xì)賬同時登記在總賬中,但業(yè)務(wù)發(fā)生在總賬中時不會登記明細(xì)賬。所以月底才會從總賬結(jié)轉(zhuǎn),否則會造成總賬和明細(xì)賬的不平衡。因此,需要在平時審計時注意設(shè)置為列科目的會計分錄是否處理正確,月末結(jié)轉(zhuǎn)前檢查明細(xì)金額與總賬金額是否一致。只有總賬和明細(xì)欄金額一致,才能正確取到報表。用戶可以根據(jù)提供的功能和要求進行設(shè)置。如果有這樣的功能,我建議用欄目來滿足會計分錄和報表的編制。公司長期使用該功能,取得了良好的效果。


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