在手工核算中,當某項經(jīng)濟業(yè)務(wù)需要減少時,我們可以根據(jù)借貸記賬法的核算規(guī)則,作出與費用相反的核算分錄,如:收到黎明同志退回的差旅費,以50元計現(xiàn)金,在作出現(xiàn)金收入的同時,減少管理費用。我們可以制作如下的分錄:
會計會計培訓學校佰平會計佰平會計培訓德立教育
借方:現(xiàn)金50
貸:管理費用——差旅費50
這樣現(xiàn)金增加了,原來的多欄費用減少了。這個會計分錄是正確的。但實行會計電算化后,分錄很難自動從報表中調(diào)取數(shù)據(jù),因為費用報表是根據(jù)借方金額調(diào)取的,費用核銷分錄是從貸方調(diào)取應(yīng)核銷的數(shù)據(jù),并沒有減少費用的借方金額,所以從報表中自動生成的數(shù)字大于實際支出。
為了解決從報表中提取數(shù)據(jù)的問題,分錄,這類業(yè)務(wù)的會計師有兩種方法(如上例所示):
一種方法是:用紅字沖銷費用,同時用紅字沖銷現(xiàn)金費用,即:
借:管理費用——差旅費50
信用:現(xiàn)金50
這種核算方式雖然滿足了報表的自動生成和檢索,但是現(xiàn)金收入用紅字反映在出借人身上,很難理解和接受。在實際工作中,少數(shù)單位采用這種核算方法。
另一種方法是:在借方用紅色記下費用,用藍色記下增加的現(xiàn)金,即:
借:管理費用——差旅費50
信用:現(xiàn)金50
之所以這樣說,是因為待沖減的費用金額在借方以紅色反映,既符合會計原理中“管理費用”的定義和解釋(借方反映費用金額,貸方反映結(jié)轉(zhuǎn)的費用金額),又符合報表自動生成和檢索的要求,隨著借方增加收到現(xiàn)金,既符合會計原理中對“現(xiàn)金”的解釋,也符合人們的習慣。但這違反了借貸記賬法的規(guī)定。在實際工作中,大多數(shù)單位都采用這種核算方法。
兩種方法相比,后一種方法優(yōu)于前一種,尤其是在登記賬簿時,更合理,更容易理解。我傾向于選擇后一種方法。
類似的收入賬戶分錄的核銷可參照上述辦法辦理。