在手工核算中，當某項經(jīng)濟業(yè)務(wù)需要減少時，我們可以根據(jù)借貸記賬法的核算規(guī)則，作出與費用相反的核算分錄，如：收到黎明同志退回的差旅費，以50元計現(xiàn)金，在作出現(xiàn)金收入的同時，減少管理費用。我們可以制作如下的分錄：

會計會計培訓學校佰平會計佰平會計培訓德立教育

借方：現(xiàn)金50

貸：管理費用——差旅費50

這樣現(xiàn)金增加了，原來的多欄費用減少了。這個會計分錄是正確的。但實行會計電算化后，分錄很難自動從報表中調(diào)取數(shù)據(jù)，因為費用報表是根據(jù)借方金額調(diào)取的，費用核銷分錄是從貸方調(diào)取應(yīng)核銷的數(shù)據(jù)，并沒有減少費用的借方金額，所以從報表中自動生成的數(shù)字大于實際支出。

為了解決從報表中提取數(shù)據(jù)的問題，分錄，這類業(yè)務(wù)的會計師有兩種方法(如上例所示):

一種方法是：用紅字沖銷費用，同時用紅字沖銷現(xiàn)金費用，即：

借：管理費用——差旅費50

信用：現(xiàn)金50

這種核算方式雖然滿足了報表的自動生成和檢索，但是現(xiàn)金收入用紅字反映在出借人身上，很難理解和接受。在實際工作中，少數(shù)單位采用這種核算方法。

另一種方法是：在借方用紅色記下費用，用藍色記下增加的現(xiàn)金，即：

借：管理費用——差旅費50

信用：現(xiàn)金50

之所以這樣說，是因為待沖減的費用金額在借方以紅色反映，既符合會計原理中“管理費用”的定義和解釋(借方反映費用金額，貸方反映結(jié)轉(zhuǎn)的費用金額)，又符合報表自動生成和檢索的要求，隨著借方增加收到現(xiàn)金，既符合會計原理中對“現(xiàn)金”的解釋，也符合人們的習慣。但這違反了借貸記賬法的規(guī)定。在實際工作中，大多數(shù)單位都采用這種核算方法。

兩種方法相比，后一種方法優(yōu)于前一種，尤其是在登記賬簿時，更合理，更容易理解。我傾向于選擇后一種方法。

類似的收入賬戶分錄的核銷可參照上述辦法辦理。