本文是關(guān)于備用金管理及的會(huì)計(jì)處理。本文在會(huì)計(jì)從業(yè)人員和稅務(wù)師的工作學(xué)習(xí)中，為您詳細(xì)介紹了備用金管理及會(huì)計(jì)處理的相關(guān)財(cái)稅知識(shí)，或許只能幫助您解決備用金管理及會(huì)計(jì)處理的財(cái)稅實(shí)際問(wèn)題。

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備用金是單位內(nèi)部各部門工作人員為零星開(kāi)支、業(yè)務(wù)采購(gòu)、差旅費(fèi)等以現(xiàn)金方式借入的款項(xiàng)。為了處理日常零星開(kāi)支，預(yù)算單位需要保持一定的現(xiàn)金儲(chǔ)備，一般不超過(guò)3-5天，以支付零星所需的現(xiàn)金。各預(yù)算單位根據(jù)本單位業(yè)務(wù)量、規(guī)模和零星支出情況申請(qǐng)備付金額度，支付中心根據(jù)預(yù)算單位申請(qǐng)和具體業(yè)務(wù)情況審批備付金額度，并簽訂備付金管理責(zé)任書(shū)。

一、使用范圍

備用金主要用于小額、零星報(bào)銷費(fèi)用，使用范圍為：國(guó)家規(guī)定的除統(tǒng)一工資支付項(xiàng)目以外的個(gè)人其他費(fèi)用；商務(wù)旅行者必須隨身攜帶的差旅費(fèi)用；其他確需以現(xiàn)金支付的費(fèi)用等。

第二，儲(chǔ)備基金的管理

(一)配額管理

定額管理是指根據(jù)用款部門的實(shí)際需要，核定備用金定額和調(diào)撥現(xiàn)金的管理方式。用款部門按規(guī)定的支出范圍使用備用金后，憑有關(guān)支出憑證向財(cái)會(huì)部門報(bào)賬，財(cái)會(huì)部門全額支付現(xiàn)金，使備用金仍與定額相符。一般情況下，用于開(kāi)支的零用現(xiàn)金應(yīng)實(shí)行限額管理；對(duì)于用于銷售的小額現(xiàn)金，要根據(jù)業(yè)務(wù)柜臺(tái)組核定限額，并分配到現(xiàn)金部。各專柜組總能從銷售金額中保留核定的零款，不存在支出報(bào)銷的問(wèn)題。

(二)非配額管理

無(wú)定額管理是指支付部門根據(jù)實(shí)際需要向會(huì)計(jì)部門收取款項(xiàng)的管理方式。在憑相關(guān)支出憑證向會(huì)計(jì)部門報(bào)銷時(shí)，按減少備用金處理，直至用完。如需補(bǔ)充備用金，另行辦理?yè)芸詈皖I(lǐng)取手續(xù)。對(duì)農(nóng)副產(chǎn)品收購(gòu)儲(chǔ)備資金，集中收購(gòu)?fù)�季一般采取無(wú)限額管理，淡季零星收購(gòu)采取限額管理，交割為輔。

無(wú)論實(shí)行哪種管理措施，都要建立健全備用金的收取、保管和報(bào)銷程序，指定專人負(fù)責(zé)備用金的管理。管理人員變動(dòng)時(shí)，必須辦理交接手續(xù)，明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任。

詳情如下：

1.因業(yè)務(wù)原因長(zhǎng)期借用零用現(xiàn)金的人員，可根據(jù)實(shí)際情況經(jīng)財(cái)務(wù)部辦公室批準(zhǔn)，劃出固定金額的現(xiàn)金并指定使用范圍；使用部門必須設(shè)立專人管理備用金，備用金管理人員必須妥善保管支付備用金的收據(jù)、發(fā)票和各種報(bào)銷憑證，并設(shè)立備用金登記簿，記錄各種零星支出。

2.財(cái)務(wù)部辦公室應(yīng)根據(jù)借款日期、借款部門、借款人、用途、金額、注銷日期建立零用金明細(xì)賬，并按月及時(shí)清理。

3.借用備用金的人員應(yīng)及時(shí)還清賬款。無(wú)故拖延，在財(cái)務(wù)部辦公室發(fā)出最后一次催款通知后仍未辦理的，從下月起直接從工資中扣除，不再另行通知。

4.新年度動(dòng)用備用金時(shí)，必須在年度終了時(shí)重新辦理貸款手續(xù)，核銷年度貸款。

三、預(yù)付款應(yīng)用程序pro

工作人員需要先去財(cái)務(wù)部辦公室拿一張“借款單”，財(cái)務(wù)人員會(huì)根據(jù)實(shí)際需要給借款人發(fā)放“借款單”。借款人按規(guī)定格式填寫(xiě)借款日期、借款部門、借款人、借款用途、借款金額，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)后，到財(cái)務(wù)部辦理借款手續(xù)。財(cái)務(wù)人員應(yīng)核對(duì)已簽字的“借款單”的各項(xiàng)內(nèi)容是否正確、完整，核對(duì)無(wú)誤后方可辦理付款手續(xù)。

2.業(yè)務(wù)完成后，報(bào)銷流程：

(1)備用金支出后報(bào)銷時(shí)，需要在費(fèi)用明細(xì)欄中寫(xiě)明具體用途和支出明細(xì)(如用途與申請(qǐng)不同，須詳細(xì)說(shuō)明)，同時(shí)須提供發(fā)票。

(2)借款人在辦理報(bào)銷手續(xù)時(shí)，財(cái)務(wù)人員應(yīng)查閱“備用金”明細(xì)賬，查明報(bào)銷人員的原借款金額，及時(shí)支付報(bào)銷的多余資金并歸還給他。如果償還后的數(shù)額低于備用金數(shù)額，應(yīng)允許他們歸還余額，以結(jié)清原借款單所借的賬戶。

(3)其他部門臨時(shí)借款范圍(審批額度按第二標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行):員工出差借款時(shí)，需根據(jù)具體情況申請(qǐng)借款額度。首先由零用金保管員填寫(xiě)零用金申請(qǐng)，然后由部門經(jīng)理審批，再由財(cái)務(wù)總監(jiān)或總經(jīng)理審批。并在員工出差回公司后七天內(nèi)報(bào)銷。

其他與業(yè)務(wù)有關(guān)的貸款，由備用金保管人先填寫(xiě)備用金申請(qǐng)，經(jīng)部門經(jīng)理審批后，交財(cái)務(wù)總監(jiān)或總經(jīng)理審批，費(fèi)用由財(cái)務(wù)在七天內(nèi)報(bào)銷沖抵。

(二)儲(chǔ)備基金的托管人

備用金保管人填寫(xiě)備用金申請(qǐng)，注明特定用途部門經(jīng)理審批，財(cái)務(wù)部審核，財(cái)務(wù)總監(jiān)或總經(jīng)理審批。如零用金為一次性支出，部門零用金保管員應(yīng)在支出后七日內(nèi)報(bào)銷；如果零用現(xiàn)金是經(jīng)常性和零星支出，部門零用現(xiàn)金保管員應(yīng)在每月月底前向財(cái)務(wù)部報(bào)銷。必要的話可以再申請(qǐng)。

1.在不超過(guò)單項(xiàng)和累計(jì)限額的情況下，財(cái)政部門將發(fā)放備用金。

2.超過(guò)單個(gè)額度但不超過(guò)累計(jì)額度的，經(jīng)財(cái)務(wù)總監(jiān)或總經(jīng)理批準(zhǔn)，財(cái)務(wù)部發(fā)放備用金。

3.超過(guò)累計(jì)數(shù)額的，財(cái)務(wù)部不予發(fā)放備用金。

四、預(yù)備費(fèi)的會(huì)計(jì)處理

(一)配額管理

1.按照定額分配備用金：

借：——其他應(yīng)收款備用金

貸項(xiàng)：庫(kù)存現(xiàn)金

2.用后報(bào)銷(花多少，花多少計(jì)入成本，“補(bǔ)”指用現(xiàn)金補(bǔ)花的)

借：管理費(fèi)用(銷售費(fèi)用等。)

貸項(xiàng)：庫(kù)存現(xiàn)金

(二)非定額管理財(cái)務(wù)部根據(jù)企業(yè)內(nèi)部某個(gè)部門或個(gè)人的實(shí)際需要，一次性支付現(xiàn)金，使用后提交相關(guān)原始憑證報(bào)銷。報(bào)銷時(shí)，會(huì)計(jì)部門根據(jù)已付金額和待報(bào)銷金額進(jìn)行清算。余額全部收回，不足的，補(bǔ)足差額。

1.按實(shí)際金額分配備用金：

借方：——其他應(yīng)收款準(zhǔn)備基金()

貸項(xiàng)：庫(kù)存現(xiàn)金

2.使用后報(bào)銷(報(bào)銷、多付和少付)

借：管理費(fèi)用(銷售費(fèi)用等。)庫(kù)存現(xiàn)金(借入過(guò)多并由經(jīng)辦人員歸還的現(xiàn)金)

貸：——其他應(yīng)收款準(zhǔn)備基金()

或者：

借：管理費(fèi)用(銷售費(fèi)用等。)

貸：其他應(yīng)收款：——備用金()庫(kù)存現(xiàn)金(原借款少的，應(yīng)補(bǔ)足經(jīng)辦人員現(xiàn)金)。

(定額管理的“備用金”科目的金額平時(shí)不變，只有在企業(yè)改變備用金定額時(shí)才發(fā)生變化。)

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如行政部實(shí)際購(gòu)買辦公用品1 780元，自行墊付180元，則在報(bào)銷時(shí)除編制規(guī)定外，還將編制轉(zhuǎn)賬憑證，其會(huì)計(jì)分錄如下：

借：管理費(fèi)1 780

貸項(xiàng)：其他應(yīng)收款——定額備用金(行政科)1 600

現(xiàn)金1 80

出納向行政部支付現(xiàn)金180元，返還行政部經(jīng)辦人員支付的現(xiàn)金180元。

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