報銷會計:員工費用報銷流程和方法
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一、報銷規(guī)定:1.任何類型的請購和支出,包括項目和設(shè)備請購,旅行支出,運輸支出和其他支出,必須符合“事發(fā)前預(yù)算和支出審查機構(gòu)”的規(guī)定“”需要獲得授權(quán)人的書面批準(zhǔn)。2.報銷人員必須獲取完整,真實和合法的原始文件(發(fā)票單位的名稱必須正確(Hefu Biochemical / Heyi Information / Hekang Bio))。通過報銷將其整齊地粘貼在A4紙上在粘性存款收據(jù)上,必須將類似的屬性粘貼在一起,并根據(jù)交易時間詳細(xì)填寫“請購單”和“報銷費用和差旅費申請表”原始證書的編號,并編號以供參考。付款通常以支票,轉(zhuǎn)賬和匯款的形式支付到員工帳戶中。 ?授權(quán)人員并由財務(wù)部門進(jìn)行審查。3.報銷基于“周”,并附有相關(guān)的憑單。數(shù)周內(nèi)不得將優(yōu)惠券粘貼在一起,否則財務(wù)部將處理退款。當(dāng)月發(fā)生的費用應(yīng)盡可能在當(dāng)月償還,且不得超過最遲發(fā)生當(dāng)月的下個月。如果費用逾期,則必須經(jīng)總經(jīng)理書面批準(zhǔn),否則財務(wù)部將不予償還。4.對于填寫或計算中的報銷錯誤,公司采用僅減而不加的方法。如果不寫小數(shù)目和總數(shù),則將扣除總報銷額的20%;對于總錯誤,將扣除差額的50%。 %將被扣除。5.簽名要求:①所有員工都在任何憑證上簽名,以表明他們完全同意憑證中包含的項目和金額,并已履行了誠實聲明或仔細(xì)審核的職責(zé)。 ②所有簽名應(yīng)同時注明日期。如果不注明日期,則在發(fā)生爭議時,未簽署日期的員工將受到最不利的結(jié)果。
6.財務(wù)審查的結(jié)果應(yīng)根據(jù)情況處理如下:①退回銷售訂單(注明退貨原因)。 ②消除部分不合格,不合理或不完整的款項,然后付款(并注明刪除原因)。 ③請報銷人員補充說明或補充必要的文件。 ④交納付款(匯款)。7.每周匯款一次,但不要在每月的最后一個星期五匯款。8.每周報告員工報銷后,差額表將通過電子郵件發(fā)送給部門負(fù)責(zé)人,秘書或助理。如果員工有任何疑問,請咨詢部門秘書或助理。9.在報銷過程之前,如果所有文件尚未準(zhǔn)備就緒,則必須先完成程序,然后才能進(jìn)入報銷過程。二、報銷流程:批準(zhǔn)前和報銷后的表單流程如下:實物報銷:報銷條件是發(fā)票,承兌(倉儲)訂單和原始采購訂單,所有這些都是必不可少的。在特殊情況下,采購訂單會帶有支票。首先填寫“公共談判貸款表格”,然后在支票被批準(zhǔn)進(jìn)入該帳戶后寫出支票。支票存根,發(fā)票和接受表格將在三天內(nèi)退還。 ①商務(wù)旅行:“商務(wù)旅行(預(yù)算)申請表”→“費用和差旅費用報銷申請表”和“運輸費用報銷表”(隨附批準(zhǔn)的“商務(wù)旅行(預(yù)算)申請表”);銷售人員必須附上“行動周報和時間分配表”。②通訊費用:“商務(wù)旅行(預(yù)算)申請書(通訊欄)”→“報銷申請表”或“費用和差旅費用報銷申請表”(已批準(zhǔn)的附件) ③票價:“合符汽車申請表”→“費用和差旅費報銷表”和“交通費報銷表”(出租車費,附在“合符申請表上”) “汽車”已獲準(zhǔn)乘坐出租車)。
④收貨收據(jù):對于公司自己的商品采購和收貨,請?zhí)顚憽稗k公用品收貨單”,檢查并接受生產(chǎn)和業(yè)務(wù)使用的庫存,并在IQC驗證后填寫“倉庫清單” 。 ⑤“采購訂單”(如果有貸款,應(yīng)附有“公共談判貸款表格”)或“費用和旅行費用報銷申請表”(如果有貸款,則應(yīng)附有“公共協(xié)議”)談判貸款表格”;如果有相關(guān)費用,則應(yīng)附上“商務(wù)旅行(預(yù)算)申請表”)-部門負(fù)責(zé)人-財務(wù)審查-財務(wù)總監(jiān)-總經(jīng)理批準(zhǔn)-出納員償還。三、途中運輸費用的標(biāo)準(zhǔn)和說明:標(biāo)準(zhǔn):①員工應(yīng)以最經(jīng)濟,最有效的方式到達(dá)目的地進(jìn)行商務(wù)旅行或培訓(xùn)。出差員工運輸規(guī)定受旅行時間限制。標(biāo)準(zhǔn):坐在硬座或教練上少于6小時;在硬臥中睡6到8個小時;在軟臥中睡8到16個小時;坐飛機超過16個小時。超過標(biāo)準(zhǔn)并申請飛行特別許可的,公司可以按照上述標(biāo)準(zhǔn)報銷飛行途中的各項費用,另加200元/次。 ②外地申請人到上?偛棵嬖,公司將負(fù)責(zé)異地之間的交通費用。如果花費超過10個小時,則可以報銷火車硬臥火車票;如果少于10個小時,可以報銷火車硬座費。如果需要乘飛機,則需要事先由總經(jīng)理批準(zhǔn)預(yù)算申請。出差(在其永久工作地點以外的地區(qū)工作)出差的員工應(yīng)提前填寫“出差預(yù)算申請表”(來自全國各地的人們應(yīng)傳真或通過電子郵件發(fā)送至上海),指定出差地點,計劃進(jìn)行運輸和其他詳細(xì)信息每次估計支出的內(nèi)容和金額都必須作為報銷中不可或缺的附件提交財務(wù)檔案,但必須先經(jīng)批準(zhǔn)機構(gòu)批準(zhǔn)。






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